1. Den registeransvarige Meteorologiska institutet PB 503, Erik Palméns plats 1, 00101 Helsingfors tfn 029 539 2141, kirjaamo@fmi.fi

2. Kontaktperson för registret Pipsa Ylikantola-Päkki tfn 040 572 9755, pipsa.ylikantola-pakki@fmi.fi

3. Dataskyddsombud Jaana Palmunoksa tfn 029 539 2310, jaana.palmunoksa@fmi.fi

4. Registrets namn Register över personuppgifter som ingår i Meteorologiska institutets upphandlingar

5. Rättslig grund och ändamålet med behandlingen av personuppgifter Grunden för behandlingen av personuppgifter är iakttagandet av Meteorologiska institutets lagstadgade skyldighet och utförandet av en uppgift av allmänt intresse (artikel 6.1 b och c i den allmänna dataskyddsförordningen).

Konkurrensutsättningar: Meteorologiska institutet är i egenskap av myndighetsupphandlingsenhet skyldigt att följa lagstiftningen om offentlig upphandling. På grund av lagstiftningen måste upphandlingar som överskrider vissa tröskelvärden konkurrensutsättas. Utöver lagstiftningen följer Meteorologiska institutet statsförvaltningens anvisningar och rekommendationer om offentlig upphandling, såsom statens upphandlingshandbok 2017, Meteorologiska institutets upphandlingsstadga samt interna anvisningar och riktlinjer. Granskningen av straffregisterutdrag för den valda anbudsgivarens personal grundar sig förutom på upphandlingslagen även på straffregisterlagen (770/1993).

Övriga upphandlingar: Utöver det som nämns ovan måste Meteorologiska institutet behandla personuppgifter i upphandlingar som inte överskrider de tröskelvärden som fastställts i upphandlingslagstiftningen, eller som på grund av undantagsbestämmelserna i lagstiftningens tillämpningsområde inte ska konkurrensutsättas. Meteorologiska institutet har då för att utföra sin lagstadgade uppgift av allmänt intresse (lagen om meteorologiska institutet 212/2018) en grund för att behandla personuppgifter i upphandlingen, när institutet har behov av att kontakta anbudsgivarna eller till exempel behöver försäkra sig om anbudets kvalitativa egenskaper.

Övriga behandlingssituationer: Även i förfaranden för ändringssökande som gäller upphandlingsbeslut, i revisionsförfaranden enligt lagstiftningen om statsbudgeten samt i behandlingen av begäran om information om upphandlingsdokument grundar sig behandlingen på lagstiftning.

6. Registrets datainnehåll Uppgifter om anbudsgivarnas kontaktpersoner och ledare

När det gäller anbudsgivarnas kontaktpersoner behandlas följande personuppgifter: - Namn - Representerad organisation och ställning i organisationen - Kontaktuppgifter

När det gäller medlemmar i anbudsgivarnas förvaltnings-, lednings- eller tillsynsorgan eller personer som utövar representations-, besluts- eller tillsynsbefogenhet behandlas följande personuppgifter: - Namn - Representerad organisation och ställning i organisationen - Uppgifter som framgår av straffregisterutdraget

Personuppgifter som ingår i anbuden och andra personuppgifter som samlas in under upphandlingsförfarandet

När det gäller de experter som utsetts i anbudet samt personer som deltar i eventuella intervjuer eller personbedömningar i anslutning till anbudsbedömningen behandlas följande personuppgifter: - Namn - Representerad organisation och ställning i organisationen - Kontaktuppgifter - Uppgifter om utbildning och yrkesmässiga kvalifikationer samt erfarenhet och andra egenskaper som är av betydelse för föremålet för upphandlingen

När det gäller kontaktpersonerna för de referenser som anges i anbudet behandlas följande personuppgifter: - Namn - Representerad organisation och ställning i organisationen - Kontaktuppgifter - Uppgifter om referensen i fråga

Andra personuppgifter som ingår i anbuden eller som samlas in under upphandlingsförfarandet, såsom uppgifter om anbudsgivarens personal i projekt- eller genomförandeplanerna, uppgifter i handelsregisterutdraget om revisorer, prokurister och andra personer som har anknytning till anbudsföretaget eller dess underleverantör: - Namn - Representerad organisation och ställning i organisationen - Födelsedatum - Kontaktuppgifter - Uppgifter om utbildning och yrkesmässiga kvalifikationer samt erfarenhet och andra egenskaper som är av betydelse för föremålet för upphandlingen

7. Regelmässiga uppgiftskällor Meteorologiska institutet får uppgifterna som en del av ett anbud som anbudsgivaren antingen har registrerat själv, den registrerades arbetsgivare eller begärt den registrerades tillstånd för att använda uppgifterna i sitt anbud t.ex. som referensens kontaktperson. Uppgifter om straffregisterutdrag får Meteorologiska institutet av den valda anbudsgivaren.

Meteorologiska institutet får också uppgifter från allmänna källor, inklusive Patent- och registerstyrelsens handelsregister samt Suomen Asiakastieto Oy:s och registret över företagskreditupplysningar.

8. Personuppgifternas mottagare eller mottagargrupper Uppgifterna i registret behandlas endast av de personer vid Meteorologiska institutet vars arbetsuppgifter förutsätter tillgång till uppgifterna.

Uppgifterna lämnas i regel inte ut till tredje parter.

Uppgifter kan från fall till fall lämnas ut till den som begär uppgifterna i enlighet med lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (621/1999). Myndighetens uppgifter och handlingar är offentliga, om de inte uttryckligen enligt lag är sekretessbelagda. Enligt 138 § i upphandlingslagen (1397/2016) har andra anbudsgivare som deltagit i anbudsförfarandet rätt att begära att få se den valda tjänsteproducentens anbudsmaterial, med undantag av sekretessbelagda uppgifter, såsom affärs- och yrkeshemligheter eller till exempel personuppgifter (offentlighetsfrågor i anslutning till upphandlingsprocessens dokumentmaterial regleras av ovan nämnda lag om offentlighet i myndigheternas verksamhet).

Statens revisionsverk kan behandla personuppgifter som ingår i upphandlingsdokumenten som en del av granskningen enligt lagen om statsbudgeten (423/1988) och de författningar som utfärdats med stöd av den.

9. Överföring av personuppgifterutanför EU eller EES Ingen regelmässig överlåtelse eller överföring av uppgifter utanför EU och EES.

10. Principer för skydd av registret A. Manuellt material Manuellt material skyddas och förvaras bakom lås på verksamhetsstället.

B. Material som behandlas digitalt Meteorologiska institutets system är skyddade med lösenord och brandvägg. Rätten att behandla personuppgifter innehas av personer vars arbetsuppgifter förutsätter tillgång till uppgifterna, och som har rätt till tillgång till Meteorologiska institutets datasystem.

11. Period under vilken personuppgifterna lagras eller kriterier som används för att fastställa denna period Personuppgifterna lagras enligt behov under avtalsperioden. När materialet inte behövs längre vidarebehandlas det enligt verkets upphandlingsstadga.

Dokumentmaterial i anslutning till upphandlingar, inklusive upphandlingskontrakt, eventuellt tillhörande säkerhetsavtal samt sekretessförbindelser, lagras i enlighet med det som fastställts i Meteorologiska institutets upphandlingsstadga. Upphandlingsdokument (inklusive anbuden) lagras i 6 år efter finansårets utgång. I vissa situationer kan dokumenten också lagras en längre tid: det valda anbudet jämte bilagor lagras alltid åtminstone så länge upphandlingskontraktet och de skyldigheter som grundar sig på det är i kraft.

Upphandlingsdokument i anslutning till besvärsprocesserna (inklusive anbud) lagras alltid åtminstone under den tid som krävs med tanke på besvärsprocessens längd och besvärsprocessens slutresultat.

Uppgifter om straffregisterutdrag sparas eller förvaras inte, utan de returneras eller förstörs omedelbart när granskningen av utdragen är slutförd.

12. Den registrerades rättigheter Den registrerade har rätt att be om information om vilka personuppgifter Meteorologiska institutet samlar in och för vilka ändamål personuppgifterna behandlas.

Den registrerade har också rätt att rätta sina personuppgifter, kräva att felaktiga uppgifter rättas eller att bristfälliga uppgifter kompletteras. - Rätt till tillgång till uppgifter - Rätt att rätta uppgifter - Rätt att göra invändning Inom ramen för gällande lagstiftning: - Rätt att radera uppgifter - Rätt att begränsa behandlingen - Rätt att överföra uppgifter från ett system till ett annat

Begäran i anslutning till rättigheter kan skickas till Meteorologiska institutet per e-post eller post. Kontaktuppgifterna finns vid punkt 1.

Uppgifterna och åtgärderna är avgiftsfria för den registrerade, om inte begärandena är uppenbart ogrundade eller oskäliga, särskilt om de framställs upprepade gånger.

13. Rätt att klaga hos tillsynsmyndigheten Den registrerade har rätt att klaga hos tillsynsmyndigheten om hen anser att behandlingen av hens personuppgifter bryter mot tillämpliga dataskyddsbestämmelser. I Finland är det dataombudsmannen som fungerar som tillsynsmyndighet (Dataombudsmannens byrå, www.tietosuoja.fi).