1. Personuppgiftsansvarig Meteorologiska institutet PB 503, Erik Palméns plats 1 00101 Helsingfors tfn 029 539 2141 kirjaamo@fmi.fi

2. Kontaktperson för registret Marjo Tolvanen marjo.tolvanen@fmi.fi

3. Dataskyddsombud Jaana Palmunoksa tfn 050 5635 171 jaana.palmunoksa@fmi.fi

4. Registrets namn JUSTUS – tjänst för lagring av publikationsuppgifter

5. Ändamålet med behandling av personuppgifter Insamling, statistikföring och rapportering av Meteorologiska institutets forskares publikationsuppgifter.

6. Rättslig grund för behandling Lagstadgad skyldighet. Lag om Meteorologiska institutet (212/2018), 2 §.

7. Registrets datainnehåll Registret kan innehålla följande personuppgifter: 1. Personnummer vid registrering av uppgifter om organisationens aktör. (antingen personnumret för statsförvaltningens KIEKU-system eller ett så kallat syntetiskt personnummer för icke-anställda) 2. Förnamn 3. Efternamn 4. Tidigare förnamn och efternamn 5. E-postadress 6. Organisationsplats/enhet 7. Organisationsplats/grupp 8. Är personen anställd för närvarande 9. ORCID-forskaridentifierare, frivillig. ORCID (Open Researcher and Contributor ID) är en personbeteckning för forskare som används i stor utsträckning i forskningsvärlden och som ofta krävs i publikationsverksamhet; se https://orcid.org. 10. Anställningens slutdatum. Om Justus-tjänstens användare, dvs. den som sparar publikationen, sparas följande uppgifter i tjänsten: 1. För- och efternamn 2. Organisation 3. E-postadress 4. Användarnamn t.ex. Virtu 5. Logguppgifter om användningen av tjänsten

Dessutom kan JUSTUS-tjänstens kundorganisationer överföra uppgifter om sin personal från sina egna system till JUSTUS-tjänsten, med vilka man kan komplettera uppgifterna om publikationernas upphovsmän. Kundorganisationens huvudanvändare kan överföra följande uppgifter till tjänsten om den personal som skapar publikationer: 1. För- och efternamn 2. Organisationsspecifik identifieringskod 3. Organisationens underenhetskod 4. ORCID-forskarkod 5. E-post

8. Regelmässiga datakällor Uppgifterna kommer i regel från personerna själva eller från Meteorologiska institutets JUSTUS-huvudanvändare. Personnumret härstammar från KIEKU-systemet (anställningsuppgifter). Uppgiften om organisationsplats härstammar från HelpNet-systemet (arbetsgivarens interna telefonkatalog).

9. Personuppgifternas mottagare eller mottagargrupper Mottagarna av uppgifterna är allmänheten och medlemmar i forskningssamfundet. Namn- och institutionsuppgifter samt eventuellt organisationsenhets- och ORCID-uppgifter är en del av informationsinnehållet i enskilda publikationer och därmed oftast offentliga.

10. Överföring av personuppgifter utanför EU eller EES Via Justus överförs uppgifterna exempelvis till Tiedejatutkimus.fi och JUULI-publikationsinformationstjänsten så att de kan ses globalt. Se punkt 15. Övrig information.

11. Principer för skydd av registret I JUSTUS-tjänsten för lagring av publikationsuppgifter, i tjänsten Forskning.fi samt i publikationsuppgiftsportalen JUULI skyddas personuppgifter på ändamålsenligt sätt genom tekniska och administrativa åtgärder mot olovlig eller olaglig behandling samt mot skador eller förlust av personuppgifter. Sådana metoder är bland annat användning av brandväggar, krypteringstekniker och säkra serverhallar, ändamålsenlig passerkontroll, kontrollerat beviljande av användarrättigheter och övervakning av användningen av dem, anvisningar till personal som deltar i behandlingen av personuppgifter samt omsorgsfullt val av de personer som behandlar uppgifterna.

12. Period under vilken personuppgifterna lagras eller kriterier som används för att fastställa denna period Personuppgifter i anslutning till publikationerna lagras tills vidare. Behandlingslogguppgifter som gäller publikationsuppgifter lagras i fem år efter behandlingsårets utgång, behandlingslogguppgifter som gäller upphovsman lagras i sex månader efter behandlingsmånadens utgång.

Perioden under vilken uppgifterna lagras eller kriterier som används for att fastställa denna period kan härledas från de obligatoriska perioderna för lagring som föreskrivs i lag, i MI:s eller statsförvaltningens anvisningar och föreskrifter samt uppförandekoder.

13. Den registrerades rättigheter 1. Rätt att få information om behandlingen av personuppgifter 2. Rätt till tillgång till uppgifter 3. Rätt att rätta uppgifter 4. Rätt att begränsa behandlingen av uppgifter 5. Rätt att motsätta sig behandling av uppgifter 6. Rätt att inte bli föremål för automatiskt beslutsfattande utan lagenlig grund 7. Rätt att klaga hos tillsynsmyndigheten, kontaktuppgifter: https://tietosuoja.fi/yhteystiedot Dina rättigheter kan i vissa situationer begränsas till exempel på grund av organisationens lagstadgade skyldighet.

Den registrerades rättigheter är delvis beroende av vilken den rättsliga grunden är för behandlingen av personuppgifter (punkt 6). Skaffas uppgifterna av den registrerade själv eller får man dem någon annanstans ifrån.

Begäran ska göras på adressen: kirjaamo@fmi.fi

14. Rätt att klaga hos tillsynsmyndigheten Den registrerade har rätt att lämna in klagomål till tillsynsmyndigheten om den registrerade anser att man vid behandlingen av personuppgifter som gäller honom eller henne bryter mot tillämplig dataskyddslagstiftning. Dataombudsmannens byrå Besöksadress: Fågelviksgränden 4, 00530 Helsingfors Postadress: PB 800, 00531 Helsingfors Telefonväxel: 029 566 6700 E-post (registratorskontoret): tietosuoja(at)om.fi

15. Övrig information I JUSTUS-tjänsten beslutar kundorganisationerna om utlämnande av publikationsuppgifter från JUSTUS-tjänsten vidare till publikationsdatatjänsten VIRTA. Från VIRTA-tjänsten överförs uppgifterna till en del av till undervisnings- och kulturministeriets årliga insamling av publikationsdata samt till tjänsten Tiedejatutkimus.fi och portalen JUULI. På basis av organisationernas uppdrag kan uppgifter även lämnas ut till andra system. Behandlingen av uppgifter i VIRTA-publikationsdatatjänsten beskrivs separat på VIRTA-publikationsdatatjänstens wikisidor (Beskrivning av behandlingen av uppgifter i VIRTA-publikationsdatatjänsten, https://wiki.eduuni.fi/pages/viewpage.action?pageId=70194551). Uppgifterna om publikationerna och deras upphovsmän syns via tjänsten Tiedejatutkimus.fi (https://www.tiedejatutkimus.fi) och publikationsdataportalen JUULI (https://juuli.fi/). I JUSTUS-tjänsten har de huvudanvändare som utsetts av de organisationer som anslutit sig till tjänsten rätt att spara och redigera personuppgifter i anslutning till publikationer. Personuppgiftsbiträden är CSC - Tieteen tietotekniikan keskus Oy och dess underleverantörer, se https://wiki.eduuni.fi/pages/viewpage.action?pageId=30310801. Via tjänsten JUSTUS kan radanvändaren också parallellspara publikationen i Meteorologiska institutets eget publikationsarkiv HELDA. Det är fritt tillträde till HELDA-publikationsarkivet via internet, det upprätthålls av Helsingfors universitet. JUSTUS – tjänsten för lagring av publikationsuppgifter är en tjänst som köpts av CSC – Tieteen tietotekniikkakeskus Oy. Dataskyddsbeskrivningen för Undervisnings- och kulturministeriets informationsresurs för forskningsdata finns här: https://tiedejatutkimus.fi/fi/privacy