1. Personuppgiftsansvarig Meteorologiska Institutet PB 503 00101 Helsingfors tfn. 029 539 2141 kirjaamo@fmi.fi

2. Den personuppgigtsansvariges kontaktperson Suvi Piiroinen tfn. 029 539 4013 suvi.piiroinen@fmi.fi

3. Dataskyddsombud Jaana Palmunoksa tfn. 029 539 2310 jaana.palmunoksa@fmi.fi

4. Registrets namn Personregister i rekryteringssystemet Valtiolle.fi

5. Syftet med behandlingen av personuppgifter Behandling av sökandes ansökningar i anknytning till Meteorologiska institutets rekryteringsprocess samt administrering av den sökandes och den rekryterande personens användningsrättigheter.

6. Rättslig grund för behandling Behandlingen av den ansökandes personuppgifter grundar sig på den registrerades samtycke.Behandlingen av personuppgifter i anknytning till den rekryterandes användarrättigheter baserar sig på lagstiftning (lagen om beskattningsförfarande 14 §).

7. Registrets datainnehåll Uppgifter i anknytning till ansökningarna: den sökandes identifieringsuppgifter (namn, adress, telefon, kön, annan eventuell kontaktuppgift), uppgifter som den ansökande lämnar om sig själv, till exempel uppgifter om utbildning och arbetserfarenhet, andra uppgifter som den sökande lämnar som stöd för sin ansökan såsom matrikel/meritförteckning, skol- eller studiebetyg, arbetsintyg, personer som den sökande lämnat som referens, övriga nödvändiga uppgifter i anknytning till villkoren för arbetssökandet och vid tillsättningen.

Uppgifter i anknytning till den sökandes användarrättigheter: förnamn, efternamn, kön, födelsedatum, adress, postnummer, postanstalt, land, landskap, kommun, telefon, mobil, e-post. Uppgifter i anknytning till den rekryterandes användarrättigheter är de motsvarande med ett tillägg av ett Kieku-personnummer.

8. Informationskällor när uppgifterna inte erhållits av den registrerade Med separat samtycke från den sökande kan uppgifter som är nödvändiga med avseende på arbetssökandet skaffas från andra informationskällor och registreras i systemet Valtiolle.fi. Uppgifterna som ingår i den rekryterandes användarrättigheter samlas utgående från personalplanerarens begäran om användarrättigheter.

9. Grupper som mottar personuppgifter, till vilka personuppgifterna har lämnats ut eller kommer att lämnas ut

Uppgifterna kan endast lämnas ut inom gränserna som gällande lagstiftning förpliktar och tillåter eller med personuppgiftsansvarigas samtycke. Ansökningshandlingarna är offentliga handlingar som avses enligt lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (Lag om offentlighet i myndigheternas verksamhet, 621/1999), som framläggs för påseende vid begäran. Offentliga handlingar lämnas ut vid begäran enligt förutsättningarna i 13 § och 16 § i lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet. Sekretessbelagda uppgifter framläggs för påseende och lämnas ut endast 1) med den berördas samtycke, 2) till berörda parter eller 3) med stöd av rättighet enligt lag.

10. Överföring av personuppgifter utanför EU eller EES eller till internationella organisationer Uppgifterna överförs inte utanför EU eller EES eller till internationella organisationer.

11. Principerna för skyddande av register

A. Manuellt material

Det manuella materialet behandlas av utbildad personal i låsta utrymmen som motsvarar skyddsnivån för uppgifterna.

B. Material som behandlas digitalt

Uppgifterna i registret skyddas för obehörig åtkomst, obehörig ändring och obehörigt borttagande. Skyddandet grundar sig på förvaltning av användarbefogenheter, tekniskt skyddande av databaser och servrar, fysiskt skydd av utrymmen, tillträdeskontroll, skydd av datakommunikation samt säkerhetskopiering av uppgifterna.

Tillträdes- och behandlingsrättigheterna till uppgifterna beviljas utgående från arbetsuppgifter. Tillträdet i systemet baseras på personliga användarnamn. För att övervaka att verksamheten är tillbörlig används administrativa kontroller.

12. Period under vilken personuppgifterna lagras eller kriterier som används för att fastställa denna periodAnsökningarna som riktas till rekryteringen avlägsnas från systemet sex månader efter att processen har avslutats. De öppna ansökningarna avlägsnas från systemet sex månader efter den sista registreringen. Den ansökandes uppgifter avlägsnas efter att de har varit oanvända under ett år. Före avlägsnandet meddelas den ansökande. Den ansökande kan även själv begära avlägsnandet av sina uppgifter. Den rekryterandes uppgifter avlägsnas utgående från personalplanerarens begäran om avlägsnande senast då den rekryterandes tjänsteförhållande upphör.

13. De registrerades rättigheter Den registrerade ska ha rätt att av den personuppgiftsansvarige få bekräftelse på huruvida personuppgifter som rör honom eller henne håller på att behandlas och i så fall få tillgång till personuppgifterna.

Den registrerade har själv tillträde till ansökningsuppgifterna via datasystemet Valtiolle.fi. Med avseende på andra personuppgifter, än de som den registrerade själv har tillträde till via datasystemet Valtiolle.fi, kan den registrerade göra en begäran om kontroll på adressen: kirjaamo@fmi.fi

Uppgifterna som registret innehåller används inte för profilering och inget automatiserat beslutsfattande riktas till uppgifterna. 

Den registrerade ska ha rätt att av den personuppgiftsansvarige utan onödigt dröjsmål få felaktiga personuppgifter som rör honom eller henne rättade. Begäran om rättelse: kirjaamo@fmi.fi

14. Rätt att lämna in klagomål till tillsynsmyndighet Den registrerade har rätt att lämna in klagomål till tillsynsmyndighet avseende behandling av personuppgifter.